ב-Shopify ניתן לארגן צוותי עובדים לקבוצות, ולכל קבוצה להגדיר מראש סט תפקידים (roles) — למשל הרשאת קריאה על הזמנות, עריכת מוצרים, או גישה לדוחות. ברגע שמשתמש מצטרף לקבוצה, הוא מקבל אוטומטית את כל התפקידים שהוקצו לה בלי שמנהל החנות צריך לחזור ולהגדיר אותם אחד אחד. שינוי התפקידים ברמת הקבוצה מתעדכן מיד לכל חברי הקבוצה.
בחנויות עם מספר עובדים — מחסנאים, נציגי שירות, מנהלי תוכן — ניהול הרשאות דרך קבוצות חוסך טעויות אנוש ומקל על onboarding. כשעובד עוזב, מספיק להסיר אותו מהקבוצה ו-כל תפקידיה מתבטלים. חשוב לבדוק תקופתית שהתפקידים המוגדרים לכל קבוצה תואמים את עקרון המינימום הרשאות — עובד שמטפל רק בהחזרות לא צריך גישת כתיבה לקטלוג.