ההרשאות מנוהלות ב-Settings → Users and permissions → POS. סוחר יכול ליצור 'POS roles' מותאמים: 'Cashier' (יכול למכור ולקבל תשלום), 'Manager' (גם להחזיר ולתת הנחות), 'Owner' (גם לראות דוחות). זה מונע מצב שעובד משמרת זמני יוכל לראות נתוני מכירות.
בישראל חיוני להגדיר היררכיה — לעובדים זמניים לתת רק 'Cashier' role, ולשמור פעולות רגישות (הנחות מעל 10%, החזרים מעל ₪200) להרשאת מנהל. שווה גם להפעיל PIN לכל פעולה רגישה — מנגנון של POS Pro.