בניגוד למשתמש Staff רגיל שנמנה מול מכסת המשתמשים של תוכנית המנוי, חשבון Collaborator לא תופס מושב בחנות ולא דורש תשלום נוסף. הגישה מוגדרת לפי הרשאות מפורטות — ניתן לתת גישה לתבניות בלבד, לקטלוג, לדוחות, ל-Checkout, או לכל החנות. הסוחר יכול לשלוח קוד הזמנה ייעודי, לאשר את הבקשה, ולבטל את הגישה בכל רגע מתוך Admin → Users.
בחנויות ישראליות שעובדות עם סוכנות שופיפיי או פרילנסר, חשוב להבין שחשבון Collaborator נותן גישה גם להגדרות רגישות אם לא מגבילים אותה — כולל נתוני לקוחות, מחירים, ומפתחות API. הפרקטיקה המומלצת היא לתת את ההרשאות המינימליות הנדרשות לפרויקט הספציפי, ולבטל את הגישה בסיום העבודה.