כאשר בעל חנות מזמין חבר צוות חדש דרך Settings → Users, Shopify שולחת אימייל הזמנה לכתובת שהוזנה. עד שהמשתמש לוחץ על הקישור ומגדיר סיסמה, הוא מופיע ברשימת המשתמשים עם הסטטוס Pending. בשלב זה אין לו גישה פעילה לאדמין — ההרשאות שהוגדרו לו ממתינות ואינן פעילות.
אם משתמש נשאר ב-Pending לאורך זמן, סביר שאימייל ההזמנה נפל לספאם או שהוזנה כתובת שגויה. ניתן לשלוח מחדש את ההזמנה מתוך רשימת המשתמשים. בחנויות עם עובדים מרובים בישראל — למשל חנות עם נציגי שירות, מנהל מלאי ומעצב תבנית — כדאי לסרוק אחת לחודש את הרשימה ולמחוק הזמנות Pending ישנות שאינן רלוונטיות.