Shopify POS מגדיר שני תפקידים עיקריים: Cashier (קופאי) ו-Manager (מנהל). קופאי יכול לבצע מכירות בסיסיות, אך פעולות רגישות כמו ביטול עסקה, החזר כספי ידני או הפעלת הנחה שרירותית דורשות אישור של מנהל — לעיתים בצורת PIN. ההפרדה הזו מגנה על החנות מטעויות ומניעה לניצול לרעה של הרשאות.
בחנויות ישראליות עם סניפים מרובים, ה-POS role משולב עם location (מיקום): עובד יכול להיות Cashier בסניף תל אביב אך Manager בסניף ירושלים. בניהול צוות ב-Shopify Admin אפשר לסנן לפי שילוב של תפקיד ומיקום — שימושי במיוחד לפני עונות עמוסות כשמוסיפים עובדים זמניים ורוצים לוודא שההרשאות מוגדרות נכון.