כל פעולת התאמה במלאי נשמרת ב-History של המוצר עם תאריך, משתמש שביצע, ערך לפני ואחרי, וסיבה. הרישום הוא חיוני לביקורת — אם בסוף הרבעון הספירה לא תואמת למלאי השופיפיי, יומן ההתאמות עוזר לאתר את הכשלים.
בחנות ישראלית עם מלאי גדול כדאי לקבוע נוהל: התאמות נעשות רק על ידי מנהל המלאי או מי שהוא מאשר; כל התאמה גדולה מ-X יחידות דורשת הסבר בכתב. ביזור התאמות בין הצוות יוצר 'דליפת מלאי' שקשה לזהות בדיעבד.