בעוד שאנשי Staff מחויבים לתוכנית המנוי (חלק מהתוכניות מגבילות מספר staff accounts), External collaborators אינם נספרים במכסה ויכולים לפעול עם הרשאות מותאמות — גישה לתבניות, קטלוג, דוחות או Checkout בלבד, בלי גישה לחשבון הבנק, להגדרות תשלום, או למידע רגיש אחר. הסוחר מאשר את הגישה ויכול לשלוף אותה בלחיצה.
בחנויות ישראליות זהו נושא ביטחוני קריטי: סוכנויות שהקימו חנות נוטות להשאיר גישת Collaborator פעילה גם לאחר סיום הפרויקט. כדאי לבדוק אחת לרבעון ב-Shopify Admin תחת Settings → Plan → Collaborators מי מחזיק גישה, לאילו הרשאות, ומתי נכנס לאחרונה — ולבטל גישות שאינן בשימוש פעיל.