באפליקציית Shopify POS כל עובד פועל עם תפקיד (role) שמגדיר את רמת הגישה שלו. ישנם שני תפקידים מובנים: Cashier (קופאי) שיכול לבצע מכירות בסיסיות, ו-Manager (מנהל) שיכול לבצע החזרות, לבטל עסקאות ולשנות מחירים. מעבר לכך, Shopify POS Pro מאפשר הרשאות מפורטות יותר — למשל מניעת הנחות מעל אחוז מסוים בלי קוד אישור מנהל (PIN override).
בחנות פיזית ישראלית חשוב להגדיר POS device setup role נפרד לכל מכשיר, ולוודא שמסך הנעילה (Lock screen) מופעל כדי שכל עובד יתחבר עם קוד אישור (Authentication code) אישי. כך ניתן לעקוב אחר מי ביצע כל פעולה — מידע קריטי לביקורת פנימית ולדיווחי מכירות לרשויות המס בישראל.