בניהול הרשאות צוות בשופיפיי, לכל משתמש מוצמד סטטוס: Staff (עובד פעיל), Inactive (בקשת גישה שטרם אושרה) או Declined (נדחה). משתמש Inactive כבר הזין את פרטיו ועבר את תהליך ההרשמה, אך אין לו גישה אמיתית לאדמין עד שבעל החנות יאשר אותו ויגדיר לו הרשאות ספציפיות — לאילו חלקים של האדמין הוא רשאי להיכנס.
בחנויות עם כמה עובדים או ספקים חיצוניים (מעצב, חשבונאי, מנהל תוכן) כדאי לסקור מדי פעם את רשימת המשתמשים הלא-פעילים ב-Shopify Admin → Settings → Users. בקשות ישנות שלא טופלו נשארות ב-Inactive לנצח ועלולות לייצר בלבול אם אותו איש יחזור ויבקש גישה מחדש.