במקום להגדיר הרשאות לכל איש צוות בנפרד, קבוצות משתמשים מאפשרות לנהל הרשאות ברמת הקבוצה — מגדירים פעם אחת אילו roles (תפקידים) שייכים לקבוצה, ואז מוסיפים ומורידים אנשים ממנה. שינוי ב-role של הקבוצה חל מיידית על כל חבריה. המנגנון זמין בתוכניות Shopify Plus ובחנויות עם מספר עובדים שצריכות הפרדת גישה מובנית.
בחנות ישראלית עם מספר נציגי שירות, מחסנאים ואנשי שיווק — קבוצות משתמשים חוסכות טעויות הרשאה: נציג שירות לא אמור לראות דוחות פיננסיים, ומחסנאי לא אמור לערוך מחירים. כדאי לתכנן את מבנה הקבוצות לפי תפקיד ארגוני ולא לפי אנשים ספציפיים, כדי שכשעובד חדש מצטרף — מספיק להוסיף אותו לקבוצה הנכונה.