כאשר הלקוח מגיש בקשת החזרה דרך חשבונו בחנות, Shopify מייצרת אירוע שמפעיל את הודעת הצוות. ההודעה מכילה את פרטי ההזמנה המקורית, הפריטים שמבקשים להחזיר, וסיבת ההחזרה שהלקוח בחר. מנהל יכול לאשר, לדחות, או לסגור את הבקשה מתוך Shopify Admin תחת Orders → Returns, ולשלוח ללקוח ניירת החזרה ורשומת החיוב החוזר.
בחנות ישראלית כדאי לוודא שהצוות המטפל בהחזרות אכן מנוי להודעה הזו ולא רק לבעל החנות — בעיקר אם מחלקת השירות היא נפרדת ממחלקת הלוגיסטיקה. כמו כן, מדיניות ההחזרות לפי חוק הגנת הצרכן הישראלי (14 יום לרכישה מרחוק) שונה מברירת המחדל של Shopify, ולכן כדאי לשלב הוראות מותאמות בתוך אימייל אישור ההחזרה.